Kamis, 18 April 2013, Bidang Kemahasiswaan Rektorat Universitas Diponegoro menyelenggarakan “Pelatihan Perancangan dan Pembuatan Website untuk Organisasi Kemahasiswaan Universitas Diponegoro”. Pelatihan yang dihadiri oleh seluruh perwakilan UKM tingkat universitas di UNDIP ini di laksanakan di Pondok Remaja Salib Putih, Salatiga. Acara ini dimulai dengan berkumpulnya para peserta pelatihan di Gedung Rektorat UNDIP seperti SENAT, BEM KM, INSANI, UKM Voli, UKM Futsal, dan lainnya pada jam 12.00 WIB. Setelah makan siang, sekitar jam 13.00 para peserta mulai perjalanan ke Salatiga dengan diangkut oleh dua bus Universitas Diponegoro, satu untuk peserta dan satu lagi untuk para karyawan.
Perjalanan memakan waktu sekitar 2 jam perjalanan. Dan sekitar jam 15.00 WIB, para peserta pelatihan sampai ke tempat pelatihan yaitu Pondok Remaja Salib Putih. Seusai turun dari bus, peserta langsung diarahkan ke aula Merbabu untuk mulai acara. Acara pelatihan ini dibuka dengan sambutan dari ketua panitia pelatihan yaitu Bapak Abdul Syakur, S.T., M.T. Beliau menuturkan pentingnya setiap UKM untuk memiliki media online website karena pertama setiap tahun kepengurusan UKM selalu berganti sehingga perlu adanya informasi yang dapat memberikan gambaran dari perubahan UKM tersebut secara cepat. Kedua adanya penyatuan media UKM di seluruh UNDIP ke bidang kemahasiswaan rektorat. Ketiga pentingnya penyaluran informasi yang harus cepat. Setelah sambutan dari Bapak Syakur, kemudian dilanjutkan dengan sambutan oleh Pembantu Rektor 3 yaitu Bapak Warsito. Beliau juga menuturkan bahwasanya segala sesuatu selalu berubah dan berubah oleh karena itu pentingnya merancang perubahan dan pentingnya pengetahuan untuk diri sendiri dan UKM serta betapa pentingnya sebuah informasi. Setelah menyampaikan sambutan, Bapak Warsito selanjutnya membuka acara pelatihan perancangan website untuk UKM ini yang diikuti dengan foto bersama.
Acara inti dari pelatihan ini dimulai sekitar pukul 16.30 dengan pembicara Bapak Rinta Kridalukmana, S.Kom, M.T dosen Teknik Sistem Komputer yang dibantu oleh Mas Henry sebagai asisten. Peserta pelatihan diajarkan pengetahuan umum tentang web log atau lebih dikenal sebagai Blog. Untuk mempermudah dalam perancangan website UKM, para peserta diberikan arahan mengenai aplikasi web blog dengan sistem CMS yaitu WordPress. Setiap UKM kemudian diwajibkan untuk mengusulkan nama dari UKM disertakan username, password dan email sebagai syarat untuk didaftarkan dan dibuatkan website UKM dibawah bidang kemahasiswaan UNDIP. Dalam peraturan yang disampaikan oleh bidang kemahasiswaan, setiap website UKM akan diletakkan di bawah website kemahasiswaan UNDIP dengan alamat http://kemahasiswaan.undip.ac.id/nama_ukm. Tidak semua UKM harus membuat website baru, seperti INSANI dan BEM KM yang sudah memiliki domain website sendiri yaitu http://insani.ukm.undip.ac.id untuk UKM INSANI dan http://bemkm.undip.ac.id untuk BEM KM UNDIP. Awalnya website INSANI maupun BEM KM harus diletakkan di bawah website kemahasiswaan, dengan kata lain harus diganti total. Akan tetapi ada salah satu peserta dari UKM INSANI yaitu Muhammad Shodiq yang menyarankan untuk tetap menggunakan nama domain website yang lama untuk INSANI. Alasannya beliau pertama, website INSANI sudah lama terbentuk dan informasi yang sudah diposting di website sudah banyak, kedua di dalam website INSANI sudah memiliki aplikasi website sendiri yang harus dikelola sendiri dan akan sulit jika dijadikan satu dengan kemahasiswaan. Pada akhirnya untuk UKM INSANI tetap di bawah kemahasiswaan yaitu http://kemahasiswaan.undip.ac.id/insani akan tetapi akan langsung di arahkan ke domain asli INSANI yaitu http://insani.ukm.undip.ac.id.
Setelah permasalahan terkait domain UKM teratasi, dilanjutkan dengan pelatihan dari masing-masing UKM yang sudah dibuatkan websitenya seperti penjelasan di atas. Belum lama pelatihan, muncul permasalah baru yaitu koneksi internet yang tidak mendukung untuk membuka ke alamat website kemahasiswaan secara bersama-sama. Hasilnya tidak semua UKM bisa membuka website mereka masing-masing dan ada pula yang harus menggunakan modem pribadi untuk mendapatkan koneksi internet yang memungkinkan. Sesi pertama pelatihan diisi dengan pengenalan menu wordpress dan cara memposting sebuah artikel di wordpress. Sesi satu ini berakhir sekitar pukul 18.00 dan dilanjutkan ishoma.
Sesi kedua pelatihan dimulai sekitar pukul 19.30 dengan materi penginstalan plugin di wordpress dan cara mengganti tema website. Selama sesi kedua, peserta dapat menikmati break juga yaitu minum kopi hangat atau teh hangat dengan aneka makanan ringan sambil belajar merancang website mereka. Untuk sesi kedua ini berlangsung hingga pukul 22.00. Setelah sesi kedua selesai, peserta diberi kebebasan untuk istirahat di kamar masing-masing. Walaupun begitu masih ada yang bermain internet sampai larut malam.
Sesi ketiga dari pelatihan website ini dimulai hari jum’at tanggal 19 April 2013 di aula Merbabu. Sebelum acara dimulai, peserta diberi kesempatan untuk menikmati sarapan pagi yang sudah disediakan. Untuk sesi ketiga tidak berlangsung lama, sekitar 1 jam kedepan, sesi ketiga sudah selesai. Dalam sesi ketiga ini, peserta pelatihan sudah bertambah paham tentang mendesain website mereka. Bahkan Bapak Syakur sampai berkata bahwa website mereka lebih baik dari Blog milik Bapak Syakur. Setelah acara pelatihan berakhir, ada beberapa informasi yang disampaikan dari bidang kemahasiswaan UNDIP kepada UKM melalui perwakilannya. Informasi tersebut diantaranya adalah :
- Adanya 2 UKM baru yaitu UKM Agama Hindu dan UKM Rabana Nasyid
- Setiap UKM memiliki kesekretariatan terpusat di gedung baru sebelah teknik sipil. Ada 40 ruang yang terdiri dari 2 ruang untuk bidang kemahasiswaan rektorat dan 38 untuk masing-masing UKM.
- Jika ada usulan peralatan penunjang UKM dapat diajukan ke bidang kemahasiswaan UNDIP. Untuk masalah didanai atau tidak adalah urusan bagian kemahasiswaan.
- Pembagian dana kegiatan per UKM berdasarkan jenis UKM.
- Pendanaan hanya digunakan untuk program UKM yang tergolong besar.
- UKM dimungkinkan mendapatkan kenaikan dana jika dapat dan sering mengadakan agenda besar yang melibatkan masyarakat umum dan mahasiswa dan berhasil.
